Maak uw initieel budget
Voor u iets kunt opvolgen, is een referentiebudget onmisbaar: prognoses van inkomsten, uitgaven, investeringen, verwachte kasstromen. Dit budget dient als vergelijkingsbasis om de reële prestatie van uw onderneming te meten.
Importeer voor dit budget uw gegevens uit uw boekhoudsoftware via de verschillende API’s.
Activeer de opvolging
Ga in uw HannaH-omgeving naar “Budgetopvolging” om die te activeren, en bepaal de betrokken periode (boekjaar, kwartaal, enz.).
De budgetopvolging is inbegrepen in alle HannaH-abonnementen.
Importeer uw reële gegevens
Importeer nu uw reële boekhoudkundige gegevens – via API als uw boekhoudsoftware gekoppeld is, of via bestand (CSV, TXT).
Voer vervolgens de rekeningmapping uit: zo koppelt u de reële boekhoudcodes aan die van uw budget, om budget en realisatie correct te vergelijken.
Vergelijk budget vs. realisatie & analyseer de afwijkingen
Visualiseer voor elke periode (maand, kwartaal…) uw reële resultaten tegenover uw prognoses. U ziet de afwijkingen – gunstig of ongunstig – en kunt de oorzaken analyseren: lagere verkoop dan verwacht, meerkosten, onvoorziene investeringen, enz.
Deze opvolging geeft u een helder zicht op uw prestatie en helpt u corrigerende acties te anticiperen of uw strategie bij te sturen.
Wat zijn de voordelen van een opvolging van het bedrijfsbudget?
Inbegrepen
Inbegrepen in uw abonnement, zonder bijkomende kost.
Zicht
Realtime overzicht. Gunstige en ongunstige afwijkingen in één oogopslag.
Anticipatie
Proactieve beslissingen. Grijp in voordat problemen verergeren.
Het is aan jou! Voor sommige activiteiten moet de begroting maandelijks worden gecontroleerd, maar voor andere is het beter dit per kwartaal of zelfs per halfjaar te doen. Elke activiteit heeft andere behoeften.
De budgetopvolging in een onderneming bestaat erin de geraamde cijfers (het budget) aan het begin van het jaar te vergelijken met de werkelijk gerealiseerde cijfers. Deze analyse zal de verschillen tussen de prognose en de werkelijke cijfers voor de periode aan het licht brengen.
Deze opvolging laat u toe uw onderneming beter te sturen en proactief beslissingen te nemen.
Bijvoorbeeld: uw verkoop ligt duidelijk lager dan gepland (budget). Welke opties hebt u? Wat is uw manoeuvreerruimte? Hebt u voldoende liquide middelen?
De gerealiseerde cijfers geven de werkelijke cijfers van de onderneming weer. In het algemeen worden zij uit de boekhoudsoftware van de onderneming gehaald om dubbele codering te voorkomen.
Gewoonlijk zal dit worden gedaan door de externe of interne accountant, maar het kan ook worden gedaan door de manager van de onderneming.
Er is geen ideale grootte voor het volgen van een budget. Naar onze mening zouden alle ondernemingen deze oefening moeten doen. Zo kunnen zij op regelmatige basis weten waar zij staan in de verwezenlijking van hun doelstellingen.
De gemakkelijkste manier om uw zaken bij te houden is door een oplossing als HannaH te gebruiken. Eerst gebruik je HannaH om je budgetprognoses te maken (schattingen van je omzet, uitgaven, enz.). Dan volgt u dit budget door uw werkelijke cijfers in HannaH te importeren. Eindelijk, het is tijd voor de analyse! Heeft u de geraamde cijfers gehaald? Stemmen uw uitgaven overeen met uw prognoses? Wat gebeurt er met mijn marketing budget? … Als er significante afwijkingen zijn. Het is de moeite waard ze te analyseren en beslissingen te nemen.
De realisatie zijn de reële cijfers van de onderneming. Meestal worden ze uit de boekhoudsoftware gehaald om dubbele invoer te vermijden.
Doorgaans de externe of interne boekhouder, maar het kan ook door de bedrijfsverantwoordelijke gebeuren.
Er is geen ideale grootte om te starten met budgetopvolging. Voor ons zou elke onderneming deze oefening moeten doen: zo weet u regelmatig waar u staat ten opzichte van uw doelstellingen.
Het makkelijkst is een oplossing zoals HannaH te gebruiken. U stelt eerst uw budgetprognoses op in HannaH (raming van omzet, uitgaven…). Vervolgens volgt u dit budget op door uw realisatie (reële cijfers) in HannaH te importeren. Tot slot: de analyse! Hebt u de geraamde cijfers behaald? Komen uw uitgaven overeen met uw prognoses? Wat gebeurt er met uw marketingbudget? Bij significante afwijkingen is het interessant om ze te analyseren en beslissingen te nemen.