La clé du succès de l’entreprise passe par un budget bien suivi…

Pour le dirigeant d’entreprise, il est impératif d’évaluer l’avenir chaque année.

Sur base d’une estimation des produits et charges attendues et si possible en s’aidant des derniers bilans et compte de résultats de l’entreprise, celui-ci budgétisera l’année suivante. Pour obtenir un bon budget, il faut partir d’hypothèses réalistes. De plus, essayer de prévoir les dépenses le plus précisément possible. Pour finir, introduire les différentes variations attendues: un nouvel investissement, l’octroi d’un prêt, l’engagement de personnel, une adaptation des prix, l’obtention de subsides, …

Certains responsables affirment toutefois qu’ils n’ont pas besoin de budget pour estimer ce que l’avenir leur réserve. C’est oublier la complexité croissante de la vie économique et les incertitudes qu’elle comporte. Un petit écart peut avoir de grandes conséquences !

C’est pour cette raison que le budget devra, durant l’exercice suivant, être régulièrement revu et travaillé. Ainsi, l’entreprise disposera d’un système qui l’aidera à mesurer et à améliorer ses performances.

Il est évident que les prévisions se différencieront de la réalité et qu’il est donc nécessaire de mesurer les écarts. C’est bien de prévoir une hausse de 3 % du chiffre d’affaires pour l’année qui vient mais qu’en est-il après 3 mois d’activité ? A intervalles régulier, tous les mois ou au moins tous les trimestres, il sera impératif de comparer le budget avec les réalisations effectives.

Pour parvenir à une bonne analyse, il convient non seulement de bien étudier les écarts sur les grandes rubriques, tels que les ventes, la production ou les achats, mais aussi d’analyser le détail de certaines d’entre elles. Cela permettra par exemple de mettre en évidence que la progression des ventes sur les 3 premiers mois est due au succès d’un seul produit alors qu’un autre produit connaît un retard important pour cette même période.

Cette première analyse par rubrique et par poste fournit une information précieuse à l’entreprise, mais elle ne fournit pas encore une vue globale de l’impact sur les résultats des écarts constatés. Ainsi, si l’engagement d’un vendeur supplémentaire a été nécessaire pour générer le chiffre d’affaires budgétisé, le résultat peut s’avérer moins positif que prévu. Les écarts sur d’autres chiffres clés tels que la marge brute, la valeur ajoutée et le cash-flow fournissent également des informations intéressantes.

Enfin, l’analyse optimale découlera de la détermination du résultat, non plus sur 1 mois ou sur un trimestre, mais sur l’entièreté de l’exercice, en combinant les chiffres réels pour les mois écoulés avec les chiffres budgétisés pour les mois à venir.

Peut-être avez-vous l’impression que cette approche ne concerne que les grandes entreprises ou vous demanderait trop de temps ? Détrompez-vous; une petite entreprise peut tirer parti de tels enseignements, rectifier ses actions et optimiser sa gestion dans le futur.

Un bon outil rendra cette approche efficace.