La réalisation de budget en entreprise

Les chefs d’entreprises ont souvent tendance à attendre la clôture des comptes pour tirer des conclusions de leurs chiffres et aller de l’avant. Cependant, une gestion financière plus dynamique peut vous aider à développer votre entreprise et à vous rendre plus serein.

Le budget est un outil de gestion puissant souvent négligé des entreprises, surtout des plus petites. Nous allons pourtant vous démontrer que le budget est un outil de pilotage qui vous aidera à anticiper les risques et à prendre de bonnes décisions stratégiques, et ce quelle que soit la taille de votre entreprise.

Les budgets en entreprise

Qu’est-ce qu’un budget ?

Le budget vous permet de tracer votre avenir et de piloter au mieux votre entreprise. Par exemple, on pourrait comparer le budget d’une entreprise à une feuille de route de rallye. Le copilote prépare son rallye, rédige les notes précises. Il essaye de rassembler tous les éléments à sa disposition afin d’essayer de maîtriser les divers paramètres et de guider au mieux le pilote.

Grâce au budget, vous fixez votre stratégie pour atteindre vos objectifs et ensuite vous élaborez un plan d’action journalier. Le budget aide à planifier le futur de votre entreprise et à déployer les moyens nécessaires pour amener l’entreprise là où vous le souhaitez.

Pour établir un bon budget, vous devez partir de vos hypothèses les plus réalistes possibles. Vous essaierez ensuite de prévoir au plus juste les diverses dépenses et d’introduire toutes les variations attendues (un nouvel investissement, l’octroi d’un prêt, l’engagement de personnel, une adaptation des prix, l’obtention de subsides …).

Cependant, il sert également à mettre en évidence les divers changements que vous souhaitez opérer, les modifications de votre marché, les divers problèmes rencontrés, les objectifs et les buts pour l’année à venir, etc.

Afin de construire un budget pertinent, il est intéressant de vous baser sur les années précédentes afin de prendre en compte les saisonnalités.

C’est le premier budget de votre entreprise ? Le premier budget d’une entreprise correspond souvent au plan financier. Ce plan financier sera le premier outil de pilotage de votre entreprise. Pour le construire de manière la plus pertinente possible, basez-vous sur votre vécu, l’analyse de vos concurrents, des sondages réalisés ou banques de données, etc.

Lors de la deuxième année de votre activité, il est alors temps de mettre en place ce fameux budget et de faire le point sur la première année écoulée.

Quels sont les avantages du budget ?

• Le budget permet de contrôler vos finances ;
• Le budget aide à prendre les bonnes décisions
• Le budget permet de mieux anticiper les problèmes
• Le budget vous dégage un plan de trésorerie qui vous permettra d’identifier à l’avance des problèmes de liquidité ou au contraire des opportunités d’investissement
• Le budget permet de mettre sur pied une stratégie
• Le budget vous conscientise sur les divers coûts que vous devez assumer. Vous aurez une vue d’ensemble de vos charges et c’est peut-être le moment de les analyser un peu plus en détail et de voir précisément dans quels postes vous pouvez réduire les coûts ou au contraire injecter un peu d’argent afin d’atteindre vos objectifs.
• Le budget vous motive vous et votre personnel. Vous voyez directement dans quelle direction vous vous dirigez, avec les objectifs communs que vous devez atteindre. C’est un travail d’équipe avant tout. Il ne faut pas oublier de féliciter et encourager vos collègues.

Qui élabore les budgets et comment ?

Le budget peut être réalisé par le dirigeant d’entreprise, le comptable ou par le responsable financier. Cependant, il est vraiment intéressant d’impliquer vos managers qui connaissent le terrain et qui pourront fournir des informations plus précises sur les différents postes. Ils vous indiqueront de quelles enveloppes ils auront besoin pour atteindre les objectifs fixés. C’est l’occasion également de faire le point sur divers postes avec eux et de les challenger.

Le budget peut également être établi dans un tableur ou dans un logiciel spécialisé, de type HannaH. Chacun doit trouver la formule la plus appropriée à ses besoins.

Réaliser le suivi du budget

Réaliser un budget est important mais, pour que celui-ci devienne un véritable outil de gestion, il est intéressant de le suivre. Réaliser un budget sans le suivre n’a pas beaucoup sens. Si on reprend l’exemple du rallye, le copilote suit sa feuille de route pour guider au mieux le pilote. Cette feuille de route va l’aider à apercevoir les opportunités ou au contraire à anticiper les dangers. Il est certain qu’il devra constamment ajuster, car il aura oublié certains éléments ou au contraire de nouveaux se sont ajoutés. Cependant, il a une bonne base pour avancer en toute confiance.

Comme dans un rallye, il est évident que votre budget ne correspondra pas tout à fait à la réalité. Vous devrez donc mesurer les écarts et les analyser. Par exemple, s’il est bien de prévoir une hausse de 3 % du chiffre d’affaires pour l’année qui vient, qu’en est-il exactement après 3 mois d’activité ? Il sera impératif de comparer le budget avec les réalisations effectives à intervalles réguliers (tous les mois ou au moins tous les trimestres). En le suivant, vous détecterez très rapidement les écarts et vous réagirez en cas de besoin.

Afin de mener une bonne analyse, vous devez non seulement étudier les écarts sur les grandes rubriques, tels que les ventes, les approvisionnements ou le personnel, mais aussi analyser le détail de certaines d’entre elles. Cela permet par exemple de mettre en évidence que la progression des ventes sur les 3 premiers mois est due au succès d’un seul produit alors qu’un autre produit connaît un retard important pour cette même période.

Quels sont les avantages de réaliser un bon suivi de budget ?

• Grâce au suivi de budget, vous aurez une meilleure vue sur votre trésorerie. Vous pourrez directement vous apercevoir s’il va vous manquer des liquidités ou non.
• Le suivi de budget vous permet de suivre vos objectifs et de féliciter votre équipe lors d’une réussite ou de la motiver pour l’atteindre.
• Le suivi de budget vous aide à savoir vers où vous vous dirigez. Par exemple, pour le premier trimestre, vous avez bien réalisé le chiffre d’affaires souhaité, vos produits se vendent bien et vous n’avez pas eu de charges imprévues. Ce constat va vous motiver pour la suite.
• Une autre situation serait que vos attentes ne soient pas satisfaites. Il sera alors nécessaire d’en analyser les causes et de réagir avant qu’il ne soit trop tard.

Quelles sont les étapes clés d’un budget ?

1 . Réalisez une analyse de vos chiffres de l’année précédente.

2 . Mettez en évidence vos réussites, vos échecs, vos points d’attention, etc.

3 . Une fois l’analyse du passé réalisée, penchez-vous sur le futur de votre activité en définissant vos divers objectifs pour l’année à venir, mais également à plus long terme. Il est intéressant d’impliquer certaines personnes ressources de votre entreprise afin de définir les objectifs. Les prendre en considération va les valoriser et les motiver de manière quotidienne.

4 . Sur base des objectifs à réaliser, construisez votre budget. Attention, il est important d’élaborer un budget réaliste.

• Quels chiffres d’affaires souhaitez-vous réaliser ?
• Quels seront vos coûts ?
• Devez-vous engager de nouvelles personnes ?
• Avez-vous des investissements intéressants à réaliser pour votre activité ?
• …

5 . Présentez-le et écoutez le feedback.

6 . La nouvelle année débute ? N’oubliez pas de suivre votre budget et d’analyser les écarts régulièrement afin de savoir vers où vous vous orientez. Respectez-vous votre budget ? Devez-vous le rectifier ? Réalisez-vous plus de bénéfices que prévu ? etc. Toutes ces informations seront primordiales pour piloter votre entreprise au quotidien.

En conclusion

Nous savons que les petites entreprises sont souvent dépassées par les tâches opérationnelles journalières. Néanmoins, prendre le temps de construire un budget et de le suivre vous aidera à gérer votre entreprise afin d’atteindre vos objectifs ou encore mieux à les dépasser.

La construction du budget permet également de prendre du recul par rapport au terrain.