FAQ – Import

Ik moet mijn gegevens importeren door de tweede importoptie te selecteren, ‘Import van een tabel met producten en kosten(bedrijfsgegevens)’.

Dit is de te volgen procedure voor de import van de 6- et 7-rekeningen: 

1. Het scheidingsteken tussen de kolommen? Afhankelijk van het type en de herkomst van uw bestand, moet u het scheidingsteken selecteren dat de verschillende kolommen van uw geïmporteerde bestand afbakent. U kunt kiezen tussen TAB – komma – puntkomma – dubbel punt. U kunt er zeker van zijn dat u het juiste scheidingsteken hebt gekozen zodra de gegevens in de preview netjes in kolommen staan. 
2. Scheidingsteken voor de decimalen ? Afhankelijk van wat u in de overzichtstabel ziet, selecteert u of uw decimalen van uw eenheden worden gescheiden door een punt of een komma.
3. Is de eerste lijn een titel? Afhankelijk van wat u in de overzichtstabel bovenaan ziet, geeft u aan of uw bestand al dan niet een titelregel heeft.
4. Maandelijkse saldi of Debet/Credit? Wenst u een tabel in te lezen waarin de maandelijkse bedragen in opeenvolgende kolommen staan dan opteert u voor de optie ‘MAANDELIJKSE SALDO’S’. Bevat uw bestand 2 kolommen Debet en Credit dan opteert u voor ‘DEBET/CREDIT’
5. Boekhoudkundige rekening ? Geef aan in welke kolom van het bestand de boekhoudcodes zich bevinden.
6. Omschrijving? Geef aan in welke kolom van het bestand de omschrijvingen staan.
7. Optie DEBET/CREDIT:
   1. Saldo of debet’ of/en ‘Credit’? Geef aan in welke kolommen die bedragen staan.
   2. 1e maand betrokken in HannaH en Gedekte Periode (maanden) ? Geef het aantal maanden dat door de waarden gedekt wordt. Leest u bijvoorbeeld de cijfers van de eerste 6 maanden in, dan codeert u 6. HannaH zal het totaal bedrag delen door 6 en die waarde in de ‘1e maand betrokken in HannaH’, alsook in de 5 volgende maanden voorzien. 
8. Optie MAANDELIJKSE SALDO’S:
   1. 1e in te lezen maand en Aantal in te lezen maanden ? Dit laat toe te bepalen welke maanden van het bestand moeten ingelezen worden. Niet alle maanden moeten geïmporteerd worden. 
9. De import herhalen voor de resterende maanden? U kunt aangeven of HannaH de budgetgegevens enkel voor de gedekte periode moet overschrijven of ook moet herhalen over de resterende maanden. In sommige gevallen kan het nuttig zijn om ‘ja’ te antwoorden. Importeer ik bijvoorbeeld voor een seizoensgebonden activiteit een bestand met 12 kolommen, dan wordt door ‘Ja’ te antwoorden die seizoensgebondenheid ook in de volgende boekjaren opgenomen.

Als alle parameters geselecteerd zijn, mag u op ‘Importeren’ klikken.

Bevat mijn bestand slechts 1 kolom met waarden dan kan ik bij het inlezen kiezen:

• of ‘MAANDELIJKSE SALDO’S’ aanvinken,
  • De ‘1e in te lezen maand’ gelijkstellen aan de maand in mijn bestand met de waarden (‘Januari’ in het voorbeeld’)
  • Het ‘Aantal te importeren maanden’ gelijkstellen aan 1
  • De ‘1e betreffende maand in HannaH’ moet gelijk zijn aan de maand in HannaH die ik wens te overschrijven (01/2024 in het voorbeeld).
• of ‘DEBET/CREDIT’ aanvinken,
  • De maand met de in te lezen waarden in ‘Saldo of debet’ linken (‘Credit’ niet koppelen) 
  • De ‘1e betreffende maand in HannaH’ moet gelijk zijn aan de maand in HannaH die ik wens te overschrijven (01/2024 in het voorbeeld).
  • De ‘Gedekte periode’ gelijkstellen aan 1

Na de export van een balans uit uw boekhouding kan u die makkelijk importeren in HannaH.

OPGELET: deze import overschrijft uw volledig dossier!

Welke bestanden kan u inlezen?

• Het in te lezen bestand moet een .txt of .csv bestand zijn. Dat betekent dat het bestand eventueel eerst vanuit uw boekhoudpakket naar Excel moet geëxporteerd worden en dan verder als .csv of .txt (tab is scheidingsteken) dient opgeslagen te worden.
• De in te voeren gegevens moeten worden ingedeeld in kolommen met ten minste één voor de boekhoudkundige code, één voor de omschrijving en één voor de bedragen indien u die wenst in te lezen.

De import gebeurt in drie stappen:

• Stap 1 – u opteert voor de eerste optie ‘Import van een balans’ 
• Stap 2 – u zoekt en downloadt het in te lezen bestand 
• Stap 3 – u definieert de in te lezen kolommen. Bij het inlezen van een volledig jaar stelt u de gedekte periode gelijk aan 12.

Na de import:

• Controleer of de beginbalans in evenwicht is en voeg de ontbrekende bedragen toe
• Wijzig de bedragen of voeg nieuwe lijnen toe via de gegevenschermen

Als ik een bestand heb zoals hierboven, moet ik ervoor zorgen dat de optie “DEBET/CREDIT” is aangevinkt.