Anticiperen voor betere besluitvorming: het belang van budgetcontrole
Als accountant bent u een hoofdrolspeler in het helpen van de bedrijfsleider om zijn bedrijf te sturen, dat wil zeggen om hem in een vooraf bepaalde situatie te brengen. Om deze situatie in kaart te brengen, moet een strategie worden uitgestippeld met te bereiken doelstellingen en deze strategie moet vervolgens in dagelijkse acties omgezet worden. Om zich te positioneren, activiteiten te coördineren en plannen voor de toekomst te maken, kan de manager gebruik maken van een tool die hem stuurt en helpt de juiste beslissingen te nemen: budgetopvolging !
Een bedrijf runnen enkel op basis van de traditionele boekhouding zonder budgetopvolging of dashboards is net alsof je met de auto rijdt door alleen te kijken in de achteruitkijkspiegel.
Het opstellen van een budgetopvolging maakt het mogelijk om twee essentiële vragen te beantwoorden:
- Zijn we op de goede weg ?
- Hebben we de gestelde doelen bereikt (of halen we die) ?
Voor men een coherente budgetcontrole kan uitvoeren, moeten de budgetcijfers worden opgesteld gebaseerd op de lange termijndoelstellingen. Het opstart- of groeiproject moet financiële voorspellingen bevatten waaruit blijkt hoe de onderneming tijdens haar groei zal functioneren. Zodra de huidige financiële situatie en doelstellingen zijn vastgesteld, zal het mogelijk zijn een raming te maken op basis van de financiële behoeften. Er worden gewoonlijk twee soorten financiële voorspellingen opgesteld :
- Jaarlijkse prognoses over een periode van één tot vijf jaar,
- Een maandelijkse liquiditeitspositie ten minste voor de eerste 12 maanden.
Een budget is dus de financiële uitdrukking van een actieplan voor een bepaalde periode. Dit actieplan helpt bij het realiseren op korte termijn van de lange termijndoelstellingen.
De budgetopvolging maakt een vergelijking mogelijk tussen reële cijfers en gebudgetteerde cijfers. Deze analyse zorgt voor een continu verbeteringsproces en dynamiseert het beheer.